가입 신청 받기

• 주기적으로 구글 폼에 가입 신청이 들어오는지 확인한다. 이는 구글 폼 응답에 대한 동아리 공식 메일 알림을 통해 확인할 수 있다. 혹은 1주일에 한 번 등의 주기를 설정해도 좋다.
• 응답자의 스누메일이 존재하는지 확인한다. 이는 회장의 스누메일 계정에서 응답자의 스누메일 계정으로 메일 보내기를 시도하면 확인할 수 있다. 메일로 확인한 이름과 학과가 설문 응답과 일치하는지 확인한다.
• 일치가 확인되면 연락처를 통해 가입 신청을 확인한다. 주로 카카오톡을 이용하도록 한다. 가입 신청이 확인되면 채팅방 안내 사항을 전달한다. 그 직후 가입 신청자를 동아리 공지방과 잡담방에 초대한다.
• 노션에 새 회원을 등록한다. 우선 에 새 회원을 추가하여 이름, 가입일, 학과를 기입한다. 그런 다음 새 개인 정보 문서를 만들고 연락처 등을 기입한다.
• 모든 작업이 완료되면 설문 응답은 삭제한다.

회원 탈퇴 처리하기

• 한 달에 한 번 정도 탈퇴하지 않은 휴면 회원 목록을 검토한다.
• 만약 목록에 남은 회원이 채팅방을 나간 것이 확인되고, 활동 기록이 없는 경우 회원 목록에서 삭제하고 개인 정보도 제거한다.
• 만약 활동 기록이 있는 경우 연락처를 통해 다음의 선택지를 제시한다.
  • 노션에서 본인을 지우기 → 모든 활동 기록의 출석을 출석(기타)로 옮기고 위와 동일하게 삭제한다.
  • 개인 정보만 삭제하기 → 탈퇴 여부 칸에 체크하고 개인 정보를 삭제한다.
  • 그대로 두기 → 탈퇴 여부 칸에 체크한다.
• 추가로 정규 회원이었던 적이 있는 회원이면 명예 회원이 될지 여부를 묻고, 긍정적인 답변이 돌아오면 명예 회원 칸에 체크한다. (주기적으로 정규 회원인 회원들을 기록해두면 도움이 된다.)
• 채팅방에서 나가지 않은 회원들은 휴면 회원으로 전환되었음을 공지한다.

세미나 총괄

주최 신청 받기

• 구글 폼에 세미나 주최 신청이 들어오면 가능한 빨리 확인한다. 이는 구글 폼 응답에 대한 동아리 공식 메일 알림을 통해 상시 확인한다.
• 에서 신청자의 존재를 확인한다. 이름을 검색하여 개인정보(메일, 전화번호)가 일치하는지 확인한다.
• 받은 세미나 정보를 임원진에게 공유하여 가볍게 검토한다. 너무 끔찍한 경우가 아닌 한 되도록 주최를 허용한다.
• 승인되면 우선 세미나를 위한 카카오톡 오픈채팅방을 개설하고, 주최 신청자에게 그 사실을 공고하며 오픈채팅방에 초대한다. 주최자에게 부방장 권한을 주고, 채팅방의 커버 이미지나 공지 등을 다듬을 짬을 준다.

준비하기

• 오픈채팅방이 준비되면 양식에 맞춰 동아리 공지방에 세미나 소식을 알린다. 여기서 오픈채팅방의 링크가 잘리지 않도록 주의한다.